La comptabilisation des logiciels et leur amortissement

La comptabilisation des logiciels, qu'ils soient achetés ou créés, suit des règles précises en matière d'amortissement. Cet article vous guide à travers les principes comptables à appliquer pour gérer ces actifs numériques, en mettant l'accent sur la durée d'amortissement, les critères de capitalisation et les traitements spécifiques liés aux logiciels d’entreprise.

Il existe 3 types d’immobilisations dans une entreprise : les immobilisations corporelles, les immobilisations incorporelles et les immobilisations financières : 

• 1) Immobilisations corporelles :

Les immobilisations corporelles sont des actifs physiques tangibles utilisés dans les opérations de l'entreprise. Cela inclut des éléments comme des terrains, des bâtiments, des machines et des véhicules, qui sont généralement amortis sur leur durée de vie utile.

• 2) Immobilisations incorporelles :

Les immobilisations incorporelles sont des actifs non physiques qui génèrent des avantages économiques à long terme. Cela comprend des éléments tels que des logiciels, des brevets et des marques, qui peuvent être amortis, sauf si leur durée de vie est indéfinie.

• 3) Immobilisations financières :

Les immobilisations financières sont des actifs détenus par l'entreprise à long terme, souvent sous forme de participations ou de prêts. Contrairement aux autres immobilisations, elles ne sont pas amorties, mais leur valeur peut être ajustée selon leur performance ou leur valeur de marché.

Nous pouvons ainsi dire qu’en général nous pouvons comptabiliser les logiciels dans la partie d’immobilisations incorporelles mais il y a une exception.

L’affectation comptable d’un logiciel varie selon sa nature. On peut généralement identifier trois catégories de logiciels :

1. Logiciels autonomes 

2. Logiciels faisant partie d’un projet de développement plus global

3. Logiciels indissociables du matériel

Logiciel autonomes

Il s'agit de logiciels qui ont été acquis ou développés individuellement, chacun ayant sa propre durée de vie. On peut les classer en deux catégories : les logiciels autonomes destinés à un usage commercial et ceux conçus pour un usage interne.

• À l’usage commercial

• À l’usage interne 

Logiciels faisant partie d’un projet de développement plus global

La comptabilisation des logiciels intégrés dans un projet de développement plus large nécessite d’abord d'identifier les coûts associés, tels que les salaires des développeurs et les frais de conception. Ces coûts peuvent ensuite être capitalisés en tant qu'immobilisations incorporelles si le logiciel est destiné à un usage à long terme. Une fois opérationnel, le logiciel est amorti sur sa durée de vie utile, généralement de 3 à 5 ans. Il est également essentiel de maintenir une documentation rigoureuse pour justifier la capitalisation, incluant contrats, budgets et rapports de projet. Enfin, les coûts futurs liés aux mises à jour ou évolutions peuvent également être capitalisés s'ils améliorent la fonctionnalité ou prolongent la durée de vie du logiciel.

• Exemple : travaux de développement interne significatifs liés à un ERP

Logiciels indissociables du matériel

Étant donné que ces logiciels ne peuvent pas être séparés du matériel sur lequel ils sont installés, ils ne constituent pas un élément distinct et doivent être intégrés dans le coût de l'immobilisation corporelle concernée (comme un ordinateur). Ils seront donc soumis au même plan d’amortissement que l’immobilisation principale.

Amortissement des logiciels

Les logiciels immobilisés doivent être soumis à un processus d’amortissement, et le plan d’amortissement est identique, que les logiciels soient acquis ou développés. En pratique, cela se traduit par :

• Débit du compte 6811 “Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles” et le crédit du compte 280 “Amortissements des immobilisations incorporelles”. 

La durée d’amortissement doit être ajustée à la durée réelle d’utilisation, prenant en compte les caractéristiques spécifiques de l’entreprise ainsi que l’obsolescence technique et commerciale du secteur informatique pour les logiciels acquis. Pour les logiciels créés, la durée probable d'utilisation ne peut généralement pas excéder cinq ans, sauf dans des cas exceptionnels ou en cas d’amortissement intégral immédiat.

La date de commencement des amortissements varie selon l'origine du logiciel. Pour les logiciels acquis, l'amortissement débute à la date d'acquisition, et non à celle de leur mise en service. En revanche, pour les logiciels développés en interne, l'amortissement commence dès leur achèvement.