Gérer les incidents de paiements des clients

Chèque impayé, retards de paiement, ou même l’absence de paiement sont autant d’incidents de paiements qui font partie de la vie de l’entreprise. Mais comment comptabiliser ces éléments ? Faisons le point sur un cycle de vente.

La vente

A l’émission de la facture, l’entreprise constate la vente dans ses comptes par le biais des comptes 411 Compte 411 - Clients (Compte de l'actif ou de passif) 411-Clients au débit et les comptes 4457 Compte 4457 - Taxes sur le chiffre d'affaires collectées par l'entreprise (Compte de passif) 4457-TVA collectée et le compte de produit associé. 

Ici, l’entreprise a vendu pour 10 000€ HT (Taux de TVA à 20%) de marchandises à un client.

Les rejet paiement

Un rejet de paiement peut intervenir quand le compte du client n’est pas suffisamment approvisionné, ou quand le client s’est opposé au paiement.

Toutes les banques ne présentent pas les impayés de la même façon. 

Il peut s’agir :

• D’un courrier de la banque notifiant le rejet du paiement, et sans apparition sur le relevé bancaire.
• D’une entrée-sortie du montant impayé sur le relevé bancaire

Dans ce deuxième cas, il est nécessaire de comptabiliser les deux flux.

Dans notre exemple, le chèque émis par notre client a été rejeté.

Pour l’encaissement

Pour le décaissement consécutif au rejet

Pénalités de retard

Si elles sont prévues dans les Conditions générales de ventes, il est possible pour une entreprise de facturer des pénalités de retard.

Dans notre exemple, les pénalités de retard sont fixées à 10%, et le client nous avertit qu’il ne pourra payer que 30 jours après l’échéance.

Le montant de la pénalité de retard est donc égal à :

12000€ * 10% * 30j/360j = 100€

Créances douteuses

Lorsque des doutes apparaissent sur la solvabilité du créancier. Il est nécessaire de transférer la totalité du montant des créances clients dans un compte spécifique : 416 Compte 416 - Clients douteux ou litigieux (Compte d'actif) 416 – Clients douteux ou litigieux, et éventuellement constituer une provision pour dépréciation afin de respecter le principe comptable de prudence.

Pour s’assurer de la déductibilité des provisions et pour une meilleure lisibilité des comptes, il est nécessaire de suivre les créances douteuses dans un tableau de suivi. 

Dans notre exemple, il s’avère que le chèque est revenu impayé une deuxième fois, et les réponses à nos questions sur les délais de paiement de notre client sont évasives. Il est nécessaire de transférer l’ensemble de la créance client en 416 Compte 416 - Clients douteux ou litigieux (Compte d'actif) 416- Clients douteux ou litigieux. Le montant de la créance s’élève à la facture initiale 12 000€ auquel s’ajoute les pénalités de retard de 100€.

Dans notre exemple nous estimons que nous devrions recouvrir uniquement 50 % de la créance. La provision s’élève au montant Hors Taxes de la créance multiplié par le prorata. Ici, cela s’élève à :

(10 000€ + 100€) * 50% = 5 050 €

Si le client finit par régler, il sera nécessaire de solder le compte 416 Compte 416 - Clients douteux ou litigieux (Compte d'actif) 416, mais également de reprendre la provision par le compte 7817 Compte 7817 - Reprises sur dépréciations des actifs circulants () 78174- Reprise sur provisions des créances

Créances irrecouvrables

Le simple rejet d’un chèque est insuffisant pour déclarer une créance comme étant irrécouvrable. En effet, s’il s’agit d’une perte pour l’entreprise, il s’agit également d’une perte pour l’administration fiscale au niveau des impôts sur le revenu mais aussi de la TVA. C’est pourquoi les créances irrécouvrables s’inscrivent dans un cadre très strict.

Ainsi sont considérés comme motifs valables :  

• La disparition du débiteur
• Le paiement avec un chèque volé
• Liquidation judiciaire grâce au certificat d’irrécouvrabilité.

Afin de récupérer la TVA collectée, l’entreprise doit envoyer au client un duplicata de la facture initiale comportant la mention suivante : « Facture demeurée impayée pour la somme de… € (prix net) et pour la somme de… € (TVA) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 Compte 272 - Titres immobilisés (droit de créance) (Compte d'actif) 272 du CGI) ».

Dans notre cas, le client de l’entreprise a été liquidé judiciairement et nous avons un certificat d’irrécouvrabilité. Nous devons constater la perte sur créances irrécouvrables ainsi que la reprise de provision.